งานใช่ คนชอบ! ศิลปะการมอบหมายงานให้ลงตัว

ในทุกองค์กรหรือทีมทำงาน คำว่า "งานใช่ คนชอบ" ไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ แต่เกิดจากการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้นำที่สามารถจัดสรรงานได้เหมาะสมกับทักษะ ความถนัด และแรงจูงใจของแต่ละบุคคลจะช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างลื่นไหล ลดความขัดแย้ง และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมหาศา ในทางกลับกัน การมอบหมายงานที่ผิดพลาด เช่น การให้งานซ้ำซ้อน งานที่เกินศักยภาพ หรือมอบหมายงานโดยไม่คำนึงถึงความสนใจของผู้รับผิดชอบ อาจนำไปสู่ความขัดแย้ง ความเครียด และประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง

นี่จึงเป็นเหตุผลที่องค์กรและหัวหน้าทีมต้องให้ความสำคัญกับ ศาสตร์แห่งการมอบหมายงาน ซึ่งไม่เพียงแค่ช่วยให้งานเดินหน้า แต่ยังทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกมีคุณค่าและเติบโตไปพร้อมกัน

ศาสตร์แห่งการมอบหมายงาน: หลักการ “Put the Right Man to the Right Job at the Right Time”

การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหัวใจสำคัญของทีมเวิร์คที่แข็งแกร่ง หากงานถูกมอบหมายให้กับคนที่มีศักยภาพเหมาะสม ทีมจะทำงานได้อย่างราบรื่นและสร้างสรรค์ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม ในทางกลับกัน หากการจัดสรรงานไม่ตรงกับความสามารถของบุคคล งานอาจล่าช้า เกิดข้อผิดพลาด และส่งผลต่อขวัญกำลังใจของทีม ดังนั้น ผู้นำที่ดีต้องมี ศิลปะในการเลือกคนให้เหมาะกับงาน โดยต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายอย่าง เช่น ศักยภาพของทีม การจัดสรรงานที่เหมาะสม และการกำหนดบทบาทที่ชัดเจน ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุข

1. วิเคราะห์ศักยภาพของทีม

   ก่อนจะมอบหมายงาน สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจ ศักยภาพ จุดแข็ง และจุดอ่อนของสมาชิกในทีม เครื่องมือที่สามารถช่วยได้ เช่น

   • SWOT Analysis: วิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคของแต่ละคน เพื่อกำหนดว่าใครเหมาะกับงานประเภทใด

   • Talent Matrix: เครื่องมือที่ช่วยจับคู่ทักษะของบุคคลกับงานที่เหมาะสม ช่วยให้การมอบหมายงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

   • Performance Review: ใช้ข้อมูลจากการประเมินผลการทำงานที่ผ่านมา เพื่อระบุว่าบุคคลมีความสามารถในด้านใด และควรพัฒนาในด้านใด

   • Self-Assessment & Peer Review: ให้ทีมงานสะท้อนความคิดเห็นเกี่ยวกับศักยภาพของตนเองและเพื่อนร่วมทีม เพื่อเสริมสร้างการตระหนักรู้ในทักษะของแต่ละคน

จัดสรรงานให้เหมาะกับศักยภาพของแต่ละคน

เมื่อวิเคราะห์ศักยภาพทีมเป็นรายบุคคลได้แล้ว ก็จะมาถึงการจัดสรรงานให้เหมาะกับศักยภาพของแต่ละคน วิธีการที่จะช่วยให้สิ่งนี้เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่

• Job Matching: การจับคู่คนกับงานโดยพิจารณาจากความสามารถ ประสบการณ์ และความสนใจของแต่ละบุคคล เพื่อให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุข

• Skill Mapping: วางแผนพัฒนาทักษะของทีมโดยให้โอกาสทำงานที่ช่วยให้พวกเขาเติบโต เช่น การฝึกอบรมเพิ่มเติม หรือการให้ทำโครงการที่ช่วยพัฒนาทักษะใหม่ๆ

• Job Rotation & Enlargement:

  • Job Rotation (การหมุนเวียนงาน): ให้พนักงานได้ลองทำงานที่แตกต่างกัน เพื่อเพิ่มพูนทักษะและป้องกันความจำเจ

  • Job Enlargement (การขยายขอบเขตงาน): ให้พนักงานมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลายขึ้น เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ที่กว้างขึ้น

  Flexible Delegation: การมอบหมายงานแบบยืดหยุ่น โดยให้พนักงานเลือกงานที่สนใจและคิดว่าเหมาะสมกับศักยภาพของตนเอง เพื่อเพิ่มแรงจูงใจในการทำงาน

  
  

กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบที่ชัดเจน (Clear Roles & Responsibilities)

เพื่อให้การทำงานเป็นทีมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมายงานของทีม นอกจากการจัดสรรงานให้เหมาะกับศักยภาพของแต่ละคนแล้ว ยังต้องกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบที่ชัดเจนด้วย เครื่องมือและวิธีการที่จะช่วยเรื่องนี้ได้ คือ

• RACI Matrix: เครื่องมือที่ใช้กำหนดว่าใครรับผิดชอบ (Responsible), ใครเป็นผู้อนุมัติ (Accountable), ใครต้องให้คำปรึกษา (Consulted) และใครต้องรับทราบข้อมูล (Informed) เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนและลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

• Team Charter: กำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และความคาดหวังของทีมตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจหน้าที่ของตนเองอย่างชัดเจน

• Project Management Tools: ใช้ซอฟต์แวร์จัดการงาน เช่น Trello, Asana, Jira หรือ Kanban Board เพื่อติดตามงาน แบ่งงานให้ชัดเจน และให้ทีมสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้อย่างต่อเนื่อง

• Clear KPIs & Deliverables: การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน (Key Performance Indicators - KPIs) และผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ (Deliverables) เพื่อให้ทีมรู้ว่าควรมุ่งเน้นอะไรเป็นสำคัญ

• Regular Check-ins & Feedback: การประชุมติดตามผลเป็นระยะๆ เพื่อให้แน่ใจว่างานที่มอบหมายไปดำเนินไปตามแผน และสามารถปรับเปลี่ยนแนวทางได้หากจำเป็น

จากรายงานของ McKinsey & Company (2022) พบว่า บริษัทแห่งหนึ่งใช้ Talent Matrix และ RACI Matrix ในการจัดสรรงาน พบว่าประสิทธิภาพของทีมดีขึ้นถึง 30% เนื่องจากทุกคนได้รับงานที่เหมาะสมกับทักษะและความสนใจของตนเอง อีกทั้งยังลดข้อผิดพลาดจากการสื่อสารที่คลุมเครือ จาก 20% เหลือเพียง 5% ภายใน 6 เดือนแรกของการปรับโครงสร้างการทำงาน ดังนั้น การใช้หลักการ “Put the Right Man to the Right Job at the Right Time” จึงไม่ใช่แค่แนวคิดทั่วไป แต่เป็นแนวทางที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความเครียด และสร้างความพึงพอใจให้กับทีมงานได้อย่างแท้จริง

ปัญหาที่มักเกิดขึ้นในการมอบหมายงาน และวิธีแก้ไข

งานตกอยู่ที่คนเดิมเสมอ

ปัญหา: ในหลายองค์กร คนเก่งหรือคนที่ทำงานรวดเร็วมักได้รับมอบหมายงานมากกว่าคนอื่น สิ่งนี้อาจทำให้บุคคลนั้นเกิดความเหนื่อยล้า (Burnout) และส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจของทีม

แนวคิดทางจิตวิทยา: หลักการ Equity Theory ของ Adams อธิบายว่าคนเราต้องการความเป็นธรรมในการทำงาน หากพนักงานรู้สึกว่าได้รับงานมากเกินไปเมื่อเทียบกับคนอื่น อาจเกิดความไม่พอใจและหมดไฟ

วิธีแก้ไข:

• ใช้ Workload Distribution Strategy หรือกระจายงานให้เป็นธรรม โดยพิจารณาจากภาระงานเดิมของแต่ละบุคคลก่อนมอบหมายงานใหม่

• ใช้ Peer Collaboration ให้สมาชิกในทีมช่วยแบ่งเบาภาระของกันและกัน

• จัด Check-in Meetings เป็นประจำ เพื่อตรวจสอบภาระงานของแต่ละคนและปรับปรุงกระบวนการมอบหมายงาน

คนไม่อยากทำงานที่ได้รับมอบหมาย

ปัญหา: บางครั้งพนักงานไม่ต้องการทำงานที่ได้รับมอบหมาย เพราะรู้สึกว่าไม่ท้าทาย ไม่มีความเกี่ยวข้องกับเป้าหมายของตนเอง หรือรู้สึกว่าตัวเองไม่มีทักษะพอ

แนวคิดทางจิตวิทยา: ทฤษฎี Self-Determination Theory (SDT) ของ Ryan & Deci ระบุว่ามนุษย์ต้องการ Autonomy (ความเป็นอิสระ), Competence (ความสามารถ), และ Relatedness (การเชื่อมโยงกับผู้อื่น) ในการทำงาน

วิธีแก้ไข:

• ใช้ Job Crafting Approach ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการปรับรูปแบบงานให้เหมาะสมกับตนเอง

• ใช้ Growth Mindset Training เพื่อให้พนักงานมองว่างานที่ได้รับเป็นโอกาสในการเรียนรู้

• สร้าง Incentive & Recognition System เช่น การให้รางวัลหรือคำชื่นชมแก่ผู้ที่พยายามพัฒนาตัวเองในการทำงานใหม่

มอบหมายงานผิดคน ทำให้ประสิทธิภาพตกต่ำ

ปัญหา: หากงานถูกมอบหมายให้คนที่ไม่มีทักษะที่เหมาะสม อาจเกิดข้อผิดพลาด งานล่าช้า หรือทำให้พนักงานขาดความมั่นใจ

แนวคิดทางจิตวิทยา: หลักการ Person-Job Fit Theory ชี้ให้เห็นว่าการจับคู่บุคคลกับงานที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความเครียด และทำให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น

วิธีแก้ไข:

• ใช้ Trial Assignment หรือให้ทดลองทำงานก่อนตัดสินใจมอบหมายงานอย่างถาวร

• ใช้ Skill-Based Delegation โดยอ้างอิงจาก Skill Matrix เพื่อให้แน่ใจว่าคนที่ได้รับงานมีความสามารถที่เหมาะสม

• ใช้ Feedback Loop ให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานที่ได้รับ และมีโอกาสขอเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น

ทักษะสำคัญในการมอบหมายงานและประสานงานให้ทีมทำงานได้ลื่นไหล

1. ทักษะการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจ (Communication skills)

ในที่ทำงาน การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงแค่การแจ้งว่าใครต้องทำอะไร แต่ต้องแน่ใจว่าผู้รับผิดชอบเข้าใจหน้าที่ของตนเองอย่างชัดเจน ผู้นำที่ดีควรฝึกฝน Active Listening หรือการฟังอย่างตั้งใจ รวมถึงใช้ภาษาที่กระชับและชัดเจน เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ส่งออกไปได้รับการเข้าใจอย่างถูกต้อง

ตัวอย่างการนำไปใช้:

• หัวหน้าทีมที่อธิบายเป้าหมายของงานและเปิดโอกาสให้สมาชิกซักถาม

• การใช้ Paraphrasing (การทวนความ) เพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน

แบบฝึกหัด:

• ลองให้เพื่อนร่วมงานอธิบายสิ่งที่คุณมอบหมายไป แล้วดูว่าเขาเข้าใจตรงกับที่คุณตั้งใจไว้หรือไม่

2. ทักษะการโค้ชชิ่งและให้ฟีดแบ็กเพื่อพัฒนาทีม (Coaching & Feedback skills)

ผู้นำที่สามารถให้ฟีดแบ็กที่สร้างสรรค์ จะช่วยให้ทีมพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง การใช้ SBI Model (Situation - Behavior - Impact) สามารถช่วยให้การให้ฟีดแบ็กมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเน้นที่พฤติกรรมและผลกระทบมากกว่าการตำหนิส่วนตัว

ตัวอย่างการนำไปใช้:

• หัวหน้าทีมที่ใช้ SBI Model เพื่อบอกพนักงานว่า "เมื่อคุณส่งรายงานช้า (Situation) มันทำให้ทีมต้องรอข้อมูล (Behavior) และทำให้โครงการล่าช้า (Impact) ขอให้คุณส่งงานให้ตรงเวลาในครั้งต่อไป"

แบบฝึกหัด:

• ฝึกให้ฟีดแบ็กกับเพื่อนร่วมงานโดยใช้ SBI Model แล้วสังเกตผลตอบรับ

3. ทักษะการเจรจาต่อรองในการปรับบทบาทงาน (Negotiation skills)

ในทีมที่มีประสิทธิภาพ สมาชิกควรสามารถพูดคุยเกี่ยวกับบทบาทและหน้าที่ของตนเองได้อย่างเปิดเผย ผู้นำควรใช้ Win-Win Negotiation เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนพอใจกับงานที่ได้รับและทีมได้รับประโยชน์สูงสุด

ตัวอย่างการนำไปใช้: 

• ผู้จัดการที่เจรจากับพนักงานเกี่ยวกับการปรับบทบาทงานให้เหมาะสมกับทักษะที่พัฒนาขึ้น

แบบฝึกหัด: 

• ลองฝึกเจรจากับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับการแบ่งงานในโครงการ ให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายรู้สึกว่าข้อตกลงเป็นธรรม

บทสรุป

เมื่อการมอบหมายงานเป็นไปอย่างเหมาะสม ไม่เพียงแต่จะช่วยให้งานเดินหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังทำให้ทีมมีความสุขในการทำงาน ลดความขัดแย้ง และเสริมสร้างความร่วมมือที่ดี การเลือกคนที่ใช่ให้ทำงานที่เหมาะสม ไม่เพียงแต่ทำให้งานสำเร็จ แต่ยังช่วยให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่า และมีโอกาสพัฒนาทักษะของตนเอง

หากคุณเป็นผู้นำทีม หรือเป็นสมาชิกในทีมที่ต้องทำงานร่วมกัน เริ่มต้นจากการวิเคราะห์ศักยภาพของทีม สร้างความเข้าใจร่วมกัน และใช้หลักการมอบหมายงานอย่างเป็นระบบ  เพราะในโลกของการทำงาน ทีมที่แข็งแกร่งไม่ได้เกิดจากคนเก่งเพียงไม่กี่คน แต่เกิดจากคนทุกคนที่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมอบหมายงานอย่างมีกลยุทธ์จึงเป็นพื้นฐานสำคัญของทีมที่ประสบความสำเร็จ

“If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together.” 

แล้วคุณจะพบว่า งานใช่ คนชอบ ทีมเวิร์คก้าวกระโดด!